Документ «Корректировка бюджета»

Для внесения изменений в утвержденные бюджеты организаций (например, с целью исправления ошибки) предназначен документ «Корректировка бюджета» (раздел «Бюджетирование»).

По кнопке «Подбор» в табличной части документа подбираются строки бюджетов, по которым необходимо внесение корректировок.

Каждая запись табличной части разделена на две строки. В верхней строке «до изменения» отображаются текущие значения бюджета, в которые планируется внести корректировки. В нижней строке «после изменения» вносятся новые значения бюджета - новые аналитические разрезы, сумма, количество. При проведении документа данные по строкам «до изменения» каждой записи табличной части будут сторнированы, а в регистры бюджетирования будут записаны данные по строке «после изменения». Например, если необходимо перенести данные бюджета с одного периода на другой, то достаточно в строке «после изменения» изменить период на новый. Если же необходимо просто уменьшить сумму бюджета по какой-либо статье оборотов, то достаточно указать в строке «после изменения» нужную сумму, не меняя при этом значения аналитик. 

В случае, когда нужно часть суммы перенести со статьи 1 на статью 2, следует в строке «до изменения» указать сумму, на которую нужно уменьшить сумму оборота по статье 1, а в строке «после изменения» выбрать статью 2 и указать ту же сумму, что и в верхней строке. При проведении документа сумма по статье 1 будет сторнирована и перенесена на статью 2.

Распределение по аналитикам и периодам

При корректировке данных может возникнуть потребность распределить сумму и/или количество по аналитике, например, по ЦФО, по проектам или по периодам, например, годовую сумму распределить по месяцам. В табличной части документа можно выполнить распределение суммы и количества по любой аналитике (кроме «Статьи оборотов»). Для этого необходимо сделать активной ячейку в колонке с аналитикой, по которой выполняем распределение (к примеру, ЦФО), правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и нажать «Распределить». Распределение выполняется в строке «после изменения».

Откроется форма, в которой можно по кнопке «Подобрать» заполнить в табличной части ЦФО, по которым нужно выполнить распределение суммы и указать процент распределения для каждого ЦФО. Если сумму необходимо распределить равномерно, то можно воспользоваться кнопкой «Равномерно».

Далее, если необходимо будет неоднократно воспользоваться данным профилем распределения, то его можно записать в справочнике «Профили распределения», нажав кнопку «Записать». После этого следует нажать кнопку «Распределить».

Также можно и просто выполнить единовременно распределение суммы, если в дальнейшем данный профиль использоваться не будет. Для этого, сразу после заполнения в табличной части аналитик и процентов необходимо нажать кнопку «Распределить». В табличной части документа будет выполнено распределение по указанным ЦФО в соответствии с процентом распределения.

Для распределения годовой суммы в документе, например, по месяцам, необходимо выделить ячейку в колонке «Период», правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду «Распределить». Далее, как и в случае с распределением по аналитикам, указать периоды и процент распределения и затем нажать кнопку «Распределить».

Записанные профили распределения можно посмотреть в справочнике «Профили распределения». Их можно использовать при дальнейшей работе с документами бюджетирования, выбирая их из справочника в форме распределения.

Если требуется не скорректировать ранее введенные данные, а внести новые данные в бюджет, нужно воспользоваться кнопкой «Добавить». При нажатии на нее добавится новая строка, в которой будет доступна только строка «после изменения». В эту строку вносятся данные вручную.

По кнопке «Изменить» можно изменить значения реквизитов табличной части документа. При нажатии кнопки открывается форма обработки, в которой в верхнем поле указывается аналитика, которую необходимо изменить, а в нижнем – выделяются флажками строки, в которых нужно произвести замену. Далее необходимо нажать кнопку «Выполнить» или «Выполнить и закрыть», после чего в табличной части документа будет произведена замена.

Если необходимо заменить только конкретные значения аналитики, например, только ЦФО «Атлантика» заменить на ЦФО «Атлантика-Снабжение», то необходимо в поле «Начальное значение» выбрать конкретное значение ЦФО «Атлантика» и указать конечное значение «Атлантика-Снабжение». В этом случае в табличной части документа заменятся только значения «Атлантика», остальные значения ЦФО останутся без изменений.

Флаг «Сторнировать сверх бюджета» устанавливается, если необходимо в процессе корректировки сторнировать сумму и/или количество, превышающие сумму и/или количество бюджета. При проведении документа происходит проверка на превышение суммы и количества бюджета, и если флаг не установлен, то документ проведен не будет. 

ЦФО, Статья оборотов и Проект в шапке документа заполняются только при использовании механизма разграничения прав доступа на уровне записей (RLS).

Режим зависимых оборотов (вариант формирования зависимых оборотов по статьям оборотов) может быть автоматическим или можно установить, что зависимые обороты не будут формироваться (закладка «Зависимые обороты»). Зависимые обороты формируются как по «новым» (скорректированным) данным, так и по «старым» данным. При сторнировании «старых» данных зависимые обороты формируются при установке флага «Сторнировать ранее созданные зависимые обороты» на закладке «Зависимые обороты».

По команде «Согласование» происходит переход к форме,  в которой осуществляется визирование документа ответственными лицами компании – менеджерами, руководителями подразделений или ЦФО и т.п. 

Каждый согласующий по документу может в форме «Установленные визы» (вызов по команде «Согласование») создать Задачу исполнителю по кнопке «Создать задачу». При этом в Задаче будет ссылка на текущий документ и на конкретную визу, по которой она создана.

Все Задачи и все комментарии по согласованию документа можно просмотреть в отчете «История визирования» на закладке «История» формы «Установленные визы».

Примечание. Для того, чтобы скрыть аналитики, по которым учет по статьям оборотов не ведется, необходимо поставить флаг «Автовидимость колонок» в меню «Еще» командной панели формы документа.

При проведении документ формирует движения по регистру накопления «Обороты по бюджетам». Если для статей оборотов по бюджету настроены проводки по плану счетов бюджетирования, то при проведении документа также сформируются данные проводки.

Важно: Если в системе установлен контроль по бюджету, то после проведения документа "Корректировка бюджета" необходимо перепровести документ "Установка контрольных значений". В ином случае лимиты не будут актуализированы. Перепровести "Установку контрольных значений" можно либо вручную, либо настроив регламентное задание. Подробную информацию про настройку регламентного задания можно найти здесь.