Загрузка бюджета из Форм сбора данных

В конфигурации БИТ.ФИНАНС.Холдинг реализован механизм Форм сбора данных, который позволяет спроектировать шаблон ввода данных, выгрузить его в Excel, а затем, после заполнения, загрузить обратно в информационную систему. Механизм предназначен, прежде всего, для компаний, имеющих большое количество филиалов или удаленных структурных подразделений, которые не работают в единой системе управленческого учета, и свои бюджеты (или другие управленческие данные) формируют в MS Excel.

Используя механизм форм сбора данных можно загружать ранее выгруженный в Excel (из справочника «Виды форм сбора данных») и затем заполненный файл в документы «Форма ввода бюджета», «Бюджетная операция» и «Получение фактических данных». После загрузки документы проводятся и в регистрах системы появляются движения, предусмотренные данными документами.

В чем принципиальное отличие от загрузки из шаблона Excel, выгруженного непосредственно из Формы ввода бюджета? В том, что при выгрузке из Формы сбора данных выгружаются списки всех значений аналитик, необходимых для заполнения бюджета. И, соответственно, можно заполнить бюджет в разрезе любого количества аналитик, выбирая их из списков значений.

Для создания шаблона выгрузки используется справочник «Виды форм сбора данных».

Для того, чтобы создать шаблон выгрузки для последующей загрузки в документы «Форма ввода бюджета», «Бюджетная операция» или «Получение фактических данных», рекомендуем воспользоваться специальным Конструктором.

При нажатии на команду «Конструктор» откроется окно, где можно отметить реквизиты, которые должны будут заполняться в файле Excel.

Период, ЦФО и Статья оборотов – обязательные для заполнения реквизиты для целей загрузки бюджета.

Для того, чтобы выбор аналитик в файле Excel осуществлялся из определенных значений, может понадобиться установить отбор. Для установки отбора необходимо установить курсор на нужной аналитике, например, Статья оборотов, перейти в правой нижней части формы к реквизиту Настройки и установить отбор для выбранной аналитики.

Для выгрузки шаблона в Excel используем команду «Выгрузить шаблон». Будет автоматически создан файл Excel с шаблоном для заполнения бюджета.

Все аналитики (Статья оборотов, ЦФО, Проект) необходимо выбирать из выпадающих списков. Списки аналитик выгружаются на вспомогательный лист Источник Списков, благодаря чему не нужно вводить значения аналитик вручную. 

После того, как все данные заполнены, файл необходимо сохранить. И далее переходим к загрузке данных из Excel в документ «Форма ввода бюджета». В документе «Форма ввода бюджета» выбираем нужную Настройку форм ввода бюджета, Сценарий, ЦФО, если необходимо, переходим на закладку «Данные бюджета». В меню «Обмен MS Excel» выбираем «Загрузить из ФСД» или «Добавить из ФСД» (данные будут добавлены, при этом ранее введенные в документ данные будут сохранены).