Home / Бюджетирование / Корректировка контрольных значений

Корректировка контрольных значений

Документ «Корректировка контрольных значений» (раздел «Бюджетирование») предназначен для корректировки лимитов по статьям бюджетов без внесения изменений в данные бюджетов. Например, возможно изменение лимита для оплаты за счет другой статьи бюджета, другого ЦФО или другого периода.





Создание документов «Корректировка контрольных значений» возможно как вручную, так и автоматически - из документов «Заявка на расходование денежных средств» и «Заявка на затраты» (при возникновении необходимости оплаты или расхода за счет другой статьи бюджета, ЦФО, периода и т.п.).

При создании нового документа необходимо выбрать Вид операции:

  1. Контроль заявок – контроль Заявок на расходование денежных средств и Заявок на затраты по бюджетам.

  2. Контроль бюджета – контроль бюджета по данным другого бюджета, более верхнего уровня.

  3. Контроль графиков договоров – контроль графиков договоров по бюджетам.

Виды операций документа идентичны видам операций документа «Установка контрольных значений» и характеризуют различные виды контроля.

В шапке документа указывается также Сценарий и Вид корректировки. Возможны следующие виды корректировок: 

  • Изменение – могут вноситься любые изменения в контрольные значения бюджетов, как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения лимита (но не ниже остатка лимита по конкретному набору аналитик).

  • За счет – увеличение лимита по одному набору аналитик (статье оборотов, ЦФО и т.п.) происходит за счет лимита по другому набору аналитик (другой период, другая статья оборотов, другое ЦФО и т.п.). 

  • Возврат лимита -сторнирование списанного ранее лимита.


Также в шапке можно указать произвольную периодичность контроля при добавлении нового лимита, отличную от периодичности контроля в Сценарии. 

Установка разрезов контроля

В документе определяется, каким образом будут установлены разрезы контроля при добавлении нового лимита или при корректировке ранее установленного лимита.  

Примечание: возможна ситуация, когда документом «Установка контрольных значений» были установлены лимиты по статье по определенным разрезам контроля,  при этом если в документе «Корректировка контрольных значений» указать для статьи другие разрезы контроля, то документ не проведется, система выдаст сообщение о том, что лимиты для данной статьи уже установлены документом «Установка контрольных значений». Это происходит потому, что система пытается для статьи установить новые правила контроля по другим разрезам, но это запрещено, так как правило контроля (периодичность и разрезы контроля) для статьи на определенный период может быть только одно.

Также может возникнуть ситуация, когда лимиты по статье на определенный период не были ранее установлены. Документом Корректировка контрольных значений пытаются добавить новый лимит по статье. В этот момент важно правильно определить разрезы контроля, так как далее контроль по статье будет вестись по правилам, установленным документом Корректировка контрольных значений. К примеру, добавили лимит на 01.11.2023 по статье Оплата материалов, установили разрезы ЦФО, Контрагент и Договор. Затем пробуют сделать еще одну корректировку по этой же статье на 01.11.2023, и указывают только ЦФО, документ не проводится, ссылаясь на то, что лимиты по статье уже установлены документом Корректировка контрольных значений. В этом случае нужно либо в предыдущей корректировке изменить разрезы контроля, если они были установлены ошибочно, либо в новом документе заполнить недостающие значения аналитик, либо указать вручную в строке, по каким аналитикам ведется контроль, пусть даже это пустые значения.  
Важно! При отсутствии ранее установленного лимита по статье, документ Корректировка контрольных значений не просто установит новый лимит, но еще и создаст Правило контроля по указанной статье оборотов и периоду.

Реализованы следующие варианты установки разрезов контроля:

1. Автоматически - разрезы контроля будут определены при проведении по заполненным аналитикам в табличной части «Увеличение». Это удобно, но если нужно оставить пустое значение, к примеру пустой Проект, но при этом нужно вести контроль по проектам, то данный вариант не подойдет, и нужно использовать любой из вариантов, описанных ниже.


В данном примере по статьям "Платежи за аренду" и "Оплата сырья и материалов" будут добавлены лимиты в разрезе ЦФО и Проектов.


2. Вручную (построчно) - разрезы контроля нужно указать флажками в строках табличной части «Увеличение».



Вручную (из шапки) - разрезы контроля нужно указать в документе в отдельном поле со списком аналитик, аналогично документу «Установка контрольных значений». Эта настройка будет применяться ко всем строкам табличной части «Увеличение».


 Из настройки - разрезы контроля будут получены из выбранного документа «Установка контрольных значений».


Документ содержит две табличные части: 

  1. ТЧ «Увеличение» – в этой табличной части подбираются из регистра «Контрольные значения бюджетов (БИТ)» и/или указываются вручную лимиты, которые необходимо увеличить, указывается сумма корректировки и/или количество;

  2. ТЧ «Уменьшение» (или «За счет» - для вида корректировки «За счет») - в этой табличной части подбираются из регистра «Контрольные значения бюджетов (БИТ)» лимиты, которые необходимо уменьшить, указывается сумма корректировки и/или количество.

В документе с видом корректировки «За счет» суммы корректировки (и/или количество) в табличных частях «Увеличение» и «За счет» должны быть равны. Для каждой строки табличной части «Увеличение» в табличной части «За счет» подбираются данные из регистра «Контрольные значения бюджетов (БИТ)», за счет которых нужно увеличить лимит. Соответственно, в табличной части «За счет» отображаются строки, относящиеся к активной строке табличной части «Увеличение».

При проведении документа изменяются контрольные значения бюджетов (лимиты) на указанные в табличных частях суммы корректировки (и/или значения, указанные для количества). 

Предусмотрено согласование документа ответственными лицами в соответствии с заданным маршрутом (команда «Согласование»). 

Документ «Корректировка контрольных значений» может быть создан автоматически из документов «Заявка на расходование денежных средств» (кнопка «Оплата за счет») и «Заявка на затраты» (кнопка «Расходы за счет»).



Это возможно только в том случае, если сумма оплаты (или сумма расхода) в этих документах превышает установленный ранее лимит. При нажатии кнопки «Оплата за счет» («Расходы за счет») открывается форма нового документа «Корректировка контрольных значений (БИТ)», в котором табличная часть «Увеличение» уже заполнена нужными значениями аналитик и содержит сумму корректировки лимита.

В документе при создании его из “Заявки на расходование ДС” реализовано автоматическое заполнение аналитик в соответствии с разрезами контроля документа “Установка контрольных значений”, которым были установлены лимиты по статье оборотов.

Сам документ “Установка контрольных значений” будет заполнен в качестве способа установки разрезов.

Если лимиты по статье оборотов были установлены разными документам “Установка контрольных значений” по разным разрезам контроля, то в документе “Корректировка контрольных значений” будет установлен способ установки разрезов “Вручную” и в табличной части будут установлены флажки напротив аналитик, в соответствии с разрезами контроля каждого из документов.

В табличной части «За счет» следует указать, за счет каких статей бюджета, ЦФО, периодов, других аналитик нужно увеличить лимит. Подбор значений выполняется из регистра «Контрольные значения бюджетов (БИТ)» по кнопке «Подбор». В форме подбора можно установить требуемый период и отбор значений, например, отобрать данные по конкретной статье бюджета или ЦФО.

При проведении документа произойдет увеличение лимитов по аналитикам, указанным в ТЧ «Увеличение» (будут сформированы движения в регистре «Контрольные значения бюджетов (БИТ)» на сумму корректировки), и уменьшение лимитов по аналитикам, указанным в ТЧ «За счет» (будут сформированы движения в регистре «Контрольные значения бюджетов (БИТ)» с отрицательными суммами).

После того как лимит увеличен, можно вернуться к документу «Заявка на расходование денежных средств» (или «Заявка на затраты») и провести его.

В системе реализована возможность отражения в учете документов бюджетирования после утверждения. Данный механизм позволяет фиксировать в системе бюджеты, данные по корректировкам бюджетов, корректировки лимитов и актуализированные данные по бюджетам, только после прохождения процедуры согласования. Для включения данного режима в Константах (раздел Настройки БИТ) устанавливается флаг «Принятие к учету после утверждения».


Перенос остатков лимитов на следующий период


В документе предусмотрена возможность перенести остатки лимитов на следующий период (месяц, квартал, год), в зависимости от периодичности контроля. Для переноса остатков, к примеру, на следующий месяц, нужно выполнить следующие действия:

1) Создать документ «Корректировка контрольных значений» с видом контроля Заявки и видом корректировки Изменение. Указать сценарий контроля на закладке Главное. Дата документа должна совпадать с периодом, на который Вы хотите перенести остатки. К примеру, если остатки лимитов нужно перенести с Января 2023г. на Февраль 2023г., то нужно указать дату документа - любой день Февраля 2023 г.

2) Перейти на закладку Лимиты. В табличной части "Уменьшение" по кнопке Подбор подобрать остатки лимитов за прошлый период, к примеру, за Январь 2023 года, выделить все строки флажками и нажать Перенести в документ.

3) Далее в командной панели табличной части "Уменьшение" нажать Скопировать в таблицу "Увеличение" - Скопировать все:


4) Данные перенесутся в табичную часть "Увеличение" на период = Февраль 2023 года. Период определяется исходя из даты документа «Корректировка контрольных значений» и периодичности контроля. После проведения документа остатки лимитов будут перенесены с Января 2023г. на Февраль 2023г.


Кроме положительных остатков лимитов, в документе «Корректировка контрольных значений» с видом корректировки «Изменение» реализована возможность подобрать отрицательные остатки лимитов в табличной части «Уменьшение», и перенести их на другой период или другие аналитики, тем самым уменьшив лимиты. Для вывода отрицательных остатков в форме подбора лимитов нужно снять флаг «Остатки без учета «сверхлимита». По-умолчанию данный флаг установлен.









    		 RSS of this page