Для создания и согласования внутри компании графиков платежей (поступлений и выплат денежных средств) и графиков начислений (доходов и расходов) в системе «БИТ.ФИНАС» предназначен документ «Дополнительные условия по договору» (раздел «Договоры и закупки» - «Дополнительные условия по договору»).
Документ удобно создавать из документа «Проект договора» на закладке «Графики» как было описано выше. В этом случае большинство реквизитов документа заполнятся автоматически.
На закладке «Основные» заполняются реквизиты, общие для графиков платежей и графиков начислений: ЦФО, Проект и другие.
На закладках «График платежей» и «График начислений» формируются соответствующие графики. В зависимости от вида операции документа и вида договора это может быть график поступлений денежных средств и график доходов или график расходования денежных средств и график затрат.
В параметрах графиков указывается статья оборотов (с типом статьи БДР или БДДС), периодичность (день, месяц и т.п.), период графика, ставка НДС, сумма расхода или прихода. Скрыть параметры графика можно по кнопке 
.
Создание графика происходит по кнопке «График – Создать/Изменить график».
В открывшейся форме по умолчанию установлен режим заполнения графика - «Распределение». Возможен также режим «Периодическое заполнение». При «распределении» сумма расхода (прихода) будет равномерно распределена между всеми периодами, входящими а общий период графика. При «периодическом заполнении» сумма расхода (прихода) будет указана в каждом из периодов внутри общего периода графика.
В данной форме при необходимости можно изменить период, статью оборотов, сумму и ставку НДС, которые будут использованы при создании графика.
По кнопке «Заполнить график – Сформировать график» в табличной части документа сформируется график. По кнопке «Заполнить график – Добавить данные по графику» к имеющимся в табличной части данным добавятся новые данные по графику.
Можно заполнить график платежей по данным графика начислений и наоборот (кнопка «Заполнить»).
Графики платежей и начислений могут быть загружены из файлов Excel. Для этого используется команда «График - Загрузить через табличный документ».
При выборе данной команды открывается обработка «Загрузка данных из табличного документа».
С помощью команд «Сохранить в файл» можно сформировать: шаблон Excel для последующего заполнения, шаблон Excel c выгруженными из графика данными, а также файлы *.mxl и *.txt.
В выгруженный шаблон можно перенести имеющийся график по договору путём его копирования или ввода вручную:
Загрузка данных в обратно в обработку осуществляется с помощью кнопки «Загрузить табличный документ из файла»:
В самой обработке имеется возможность корректировать загруженные данные. Например, с помощью кнопки «Выбрать значение» возможно выбирать значение реквизитов из соответствующих справочников или списков предопределенных значений:
Для загрузки данных из обработки в табличную часть документа служит кнопка «Загрузить»:
Платежи и начисления можно перенести либо на следующий, либо на предыдущий рабочий день. Выходные, праздничные и рабочие дни определяются по производственному календарю, указанному в регистре «Настройки программы (БИТ)». Перенос выходных дней осуществляется по команде «Платежи выходных дней».
По команде «Согласование» происходит согласование документа ответственными лицами компании, которые проставляют свои решения по визам в маршрутах согласования. Подробнее о визировании документов в системе «БИТ.ФИНАНС» читайте в разделе «Настройки визирования документов» настоящего Руководства пользователя.
Создание документов планирования
По кнопке «Создать» в утвержденном документе «Дополнительные условия по договору» в табличных частях «График платежей» и «График начислений» можно создать один или несколько документов планирования и документов прогнозирования. Для графика платежей документы прогнозирования - это «Прогнозы платежей», а документы планирования – это «Заявки на расходование денежных средств» и «Планируемые поступления денежных средств», для графика начислений документы планирования – это «Заявки на затраты». Созданные документы отображаются на закладке «Документы планирования».
В табличных частях «График платежей» и «График начислений» следует отметить флажками строки графика, по которым необходимо создать документы планирования.
Примечание. Если в строках графика указана одна и та же дата расхода, то по данным строкам будет создан один документ планирования (одна платежная или одна расходная позиция). Если это не требуется, необходимо установить флаг «Не объединять документы по дате». В этом случае на каждую строку будет создан отдельный документ планирования.
Созданные документы планирования можно пометить на удаление на закладке «Документы планирования» (кнопка «Пометить на удаление»). При этом из формы документа «Дополнительные условия по договору» эти документы будут удалены.
Так же в системе реализовано регламентное задание, позволяющее заранее создавать документы планирования по графикам договоров из документа «Дополнительные условия по договору». В меню «Настройки (БИТ) – Сервис – Управление регламентными заданиями (БИТ)».
Регламентное задание «Создать документы планирования из доп. условий по договору» помимо основных настроек и расписания, содержит параметры создания документов, в которых можно указать следующее:
1. «Дата начала» - указывается дата, начиная с которой регламентное задание будет анализировать графики договоров. Если дата начала будет не заполнена, то документы создадутся по всем графикам без ограничения.
2. «Режим записи» - указывается записывать или проводить документы планирования при создании.
3. «График платежей» - указывается какие документы планирования необходимо создавать из графика платежей и за сколько дней до даты, указанной в графике платежей.
4. «График начислений» - указывается какие документы планирования необходимо создавать из графика начислений и за сколько дней до даты, указанной в графики начислений.
Контроль графиков по бюджетам
Графики платежей и графики начислений при проведении документов «Дополнительные условия по договорам» можно контролировать на соответствие бюджетам – Бюджету движения денежных средств и Бюджету доходов и расходов. Настройка и использование механизма контроля графиков договоров по бюджетам подробно описана в разделе «Установка контрольных значений», подраздел «Контроль графиков договоров по бюджетам» настоящего Руководства.
Флаг «Сверх бюджета» устанавливается в том случае, если установлен контроль графиков договоров по бюджету (в форме «Настройки программы (БИТ)»), сумма расхода по графикам превышает планируемый расход по бюджету, но график все равно должен быть создан и документ «Дополнительные условия по договору» проведен. Если включен механизм контроля графиков договоров по бюджету, но в каком-то конкретном документе не нужно контролировать графики (например, если графики относятся к периоду, за который еще не введены плановые данные), то в документе «Дополнительные условия по договору необходимо установить флаг «Не контролировать по бюджету».
Заполнение бюджетов на основании графиков договоров
На основании данных графиков платежей и начислений по договорам можно сформировать бюджеты – Бюджет движения денежных средств, Бюджет доходов и расходов. Для этого в документах «Форма ввода бюджета» и «Бюджетная операция» предназначена кнопка «Заполнить - «Копирование данных графиков договоров». При нажатии на эту кнопку открывается форма, в которой можно указать отбор по договору, контрагенту и другим аналитикам, а также конкретный документ «дополнительные условия по договорам», по которому будут заполнены бюджетные данные. Флаг «Сумма без НДС» устанавливается в форме обработке, если в документы планирования необходимо загрузить данные без НДС.
Uploading ....
