В заявке указывается аналитика: Организация, Сценарий, ЦФО, Статья оборотов и другие аналитики бюджетирования при необходимости. Указание контрагента и договора не является обязательным, но если они известны заранее, рекомендуется их указать.
В поле «Физ. лицо (подотчет)» указывается сотрудник компании, который будет приобретать товары или услуги на средства, взятые в подотчет.
В документе указывается предполагаемая Дата расхода и дата, не позднее которой планируется осуществить расход.
В поле «Содержание затрат» указывается текстовое описание планируемых затрат, например, «Приобретение канцелярских товаров для бухгалтерии». Также указывается Валюта, Курс и Сумма расхода.
После того, как сотрудник заканчивает заполнение формы расходной заявки, он отправляет заявку на сверку с бюджетом. При проведении документа происходит контроль на соответствие Бюджету доходов и расходов по соответствующей статье оборотов, ЦФО и другим аналитикам, по которым установлен контроль по бюджету в документе «Установка контрольных значений» (раздел «Бюджетирование»).
Если заявленные в заявке расходы совпадают с ранее утвержденным бюджетом, то заявка может быть передана на согласование, и затем по ней можно будет осуществлять закупку или заказ услуг. Если нет, то, возможно, нужно скорректировать бюджетные данные либо провести заявку «сверх бюджета». Для корректировки бюджета предназначен документ «Корректировка бюджета». Для того, чтобы заявку можно было провести «сверх бюджета», необходимо в документе установить флаг «Сверх бюджета». Для осуществления затрат по «сверхбюджетной» заявке обычно требуется дополнительное согласование с руководством.
В Константах (БИТ) реализована дополнительная настройка контроля «Заявок на затраты» по бюджету - флаг «БДР планируется с НДС». Данный флаг определяет способ планирования БДР для целей контроля по бюджету – с НДС или без НДС. Если флаг установлен, то при проверке на соответствие бюджету «Заявок на затраты» система анализирует сумму с НДС. Если флаг не установлен – анализируется сумма без НДС.
Может возникнуть необходимость произвести расход по заявке на затраты за счет другой статьи оборотов, другого ЦФО или периода. Если сумма расхода по заявке превышает установленные лимиты, то в форме документа отображается кнопка «За счет». При нажатии на данную кнопку создается документ «Корректировка контрольных значений (БИТ)» для изменения лимитов по бюджетам.
При проведении заявки на затраты автоматически создается документ «Расходная позиция». Для одной заявки можно создать несколько Расходных позиций, например, если необходимо произвести расходы по одной заявке в разные дни. Перейти в список расходных позиций можно по команде «Расходные позиции».
После проведения документа заявка передается на согласование ответственными лицами в соответствии с заданным маршрутом (команда «Согласование»). О согласовании документов читайте в разделе «Настройки визирования документов».
Каждый согласующий по документу может в форме «Установленные визы» (вызов по команде «Согласование») создать Задачу исполнителю по кнопке «Создать задачу». При этом в Задаче будет ссылка на текущий документ и на конкретную визу, по которой она создана.
Все Задачи и все комментарии по согласованию документа можно просмотреть в отчете «История визирования» на закладке «История», формы «Установленные визы».
На основании Заявки на затраты может быть создан документ «Заявка на расходование денежных средств». Таким образом обеспечивается связь между затратами и платежами. Для автоматического заполнения статьи оборотов в Заявке на расходование ДС необходимо заполнить соответствие статей БДР и статей БДДС в регистре «Соответствие аналитик» (раздел «Настройки БИТ»). При заполнении соответствий необходимо выбрать Вид соответствия «СтатьиОборотовБДР_СтатьиОборотовБДДС».
Для закрытия Заявки на затраты в случае, если по ней не предполагается осуществление фактического расхода, используется документ «Закрытие документов планирования» (раздел «Договоры и закупки»).
Uploading ....
