Документ «Заявка на расходование денежных средств»

Состав реквизитов и форма документа зависят от выбранной хозяйственной операции (реквизит «Операция») документа. 

Документ может вводиться на основании документа «Прогноз платежа». В этом случае в новом документе автоматически заполнятся все основные реквизиты из документа-основания. 

Также заявку на расходование денежных средств можно ввести на основании бухгалтерских документов: «Поступление товаров и услуг», «Поступление услуг и прочих активов», «Отчет комитенту», «Заказ поставщику» и др.

В  форме документа «Заявка на расходование денежных средств» заполняются следующие реквизиты:

• Операция – хозяйственная операция по расходованию денежных средств;

• Важность – может принимать значения «Низкая», «Средняя», «Высокая».

На закладке «Основные» заполняются следующие реквизиты:

• Сумма – планируемая сумма расхода;

• Ставка НДС – ставка НДС, указанная в счете поставщика;

• НДС – сумма НДС;

• Дата расхода – планируемая дата расхода денежных средств;

• Не позднее - указывается дата, не позднее которой планируется произвести  расход денежных средств; 

• Форма оплаты – может принимать значения «Наличные» и «Безналичные». В зависимости от формы оплаты  в документе выбирается Банковский счет плательщика или Касса. Также в зависимости от формы оплаты на основании Заявки на расходование ДС будут создаваться банковские или кассовые платежные документы; 

• Тип платежа – значение выбирается из справочника «Типы платежей» (заполняется пользователем самостоятельно);

• Сценарий – сценарий, по которому в Заявке на расходование денежных средств, созданной на основании прогноза, будет происходить контроль по бюджету движения денежных средств (значение реквизита выбирается из справочника «Сценарии бюджетирования»);

• Статья оборотов - статья оборотов денежных средств, значение реквизита выбирается из справочника «Статьи оборотов»;

• ЦФО - центр финансовой ответственности (значение реквизита выбирается из справочника «ЦФО»);

• Планирование - заявку можно планировать в валюте платежа или в валюте взаиморасчетов;

• Организация – организация, по которой планируется расходование денежных средств;

• Банковский счет/касса – банковский счет или касса плательщика, в зависимости от формы оплаты (значение выбирается из справочников «Банковские счета организаций» или «Кассы»).

• Контрагент – значение реквизита выбирается из справочника «Контрагенты»;

• Банковский счет получателя - банковский счет получателя (значение выбирается из справочника «Банковские счета»);

• Объект расчетов – договор или один из документов расчетов с контрагентом (например, Заказ поставщику)

• Ответственный – ответственный за ввод документа в систему;

• Инициатор – инициатор платежа, например, Руководитель ЦФО. В регистре сведений «Настройки пользователей (БИТ)» в разделе Казначейство может быть указан основной  инициатор плановых платежей и поступлений ДС. Если основной инициатор не указан, то в значение этого реквизита подставляется текущий пользователь.

На закладке «Назначение платежа»:

• Назначение платежа – заполняется информационно, выводится в отчетах блока «Казначейство».

На закладке «Комментарий»:

• Комментарий – произвольный комментарий к документу.

В документе можно заполнить реквизиты для перечисления средств в бюджет и уплаты налогов. При создании платежных документов данные реквизиты будут заполняться из Заявки на расходование ДС.

По кнопке «Список» в командной панели формы документа появляется табличная часть, в которой с помощью создания платежных позиций можно разбить сумму оплаты по заявке по разным договорам, статьям оборотов, проектам, ЦФО и др.аналитикам, а также разным датам платежа и банковским счетам плательщика.

Флаг «Сверх бюджета» устанавливается в том случае, если установлен контроль заявки по бюджету (в форме «Настройки программы (БИТ)»), сумма расхода по заявке превышает планируемый расход по бюджету, но заявка все равно должна быть проведена и оплачена. Такие заявки должны проходить дополнительное согласование. Сценарий бюджетирования, по которому происходит контроль по бюджету, устанавливается в «Настройках программы (БИТ)», и автоматически подставляется в Заявки на расходование денежных средств.

Может возникнуть необходимость оплатить заявку на расходование денежных средств за счет другой статьи оборотов, другого ЦФО или периода. Если сумма расхода по заявке превышает установленные лимиты, то в форме документа отображается кнопка «За счет». При нажатии на данную кнопку создается документ «Корректировка контрольных значений (БИТ)» для изменения лимитов по бюджетам. На каждую платежную позицию, по которой необходима корректировка лимитов, создается отдельный документ «Корректировка контрольных значений».

В поле «Тип платежа» можно установить соответствующий тип оплаты, например, аванс, погашение задолженности и т.п. На разные типы платежей можно настроить отдельные маршруты согласования заявок.

Расчеты в условных единицах

В документах «Заявка на расходование ДС» и «Планируемое поступление ДС» при расчетах в у.е. можно указать вариант планирования как в валюте взаиморасчетов, так и в валюте платежа. На закладке "Аналитики бюджета" указывается договор в условных единицах. Курс валюты в заявке не указывается. Для расчета суммы в валюте оплаты может использоваться курс ЦБ (переменный), либо курс, установленный в договоре. Условие использования курса задается в карточке договора на закладке "Расчеты и оформление", это функционал типовой системы 1С:ERP. 

Информация о курсе валюты в договоре доступна только при включенной константе "Новая архитектура взаиморасчетов". Если константа не включена, то используется курс ЦБ на дату оплаты при расчете суммы в валюте оплаты.

При планировании в валюте взаиморасчетов сумма заявки указывается в валюте:

На закладке "Аналитики бюджета" указывается объект расчетов, договор, а так же сумма в валюте взаиморасчетов и ставка и сумма НДС.

В документе "Отражение факта ДДС" отображается как сумма в валюте платежа, так и сумма в валюте взаиморасчетов. Можно редактировать одну из сумм, вторая сумма пересчитается автоматически.

Платежи по 275-ФЗ

В подсистеме «Казначейство» реализована поддержка платежей в соответствии с Федеральным законом 275-ФЗ "О государственном оборонном заказе". Данная функция включается с помощью типовой константы 1С:ERP «Поддержка платежей в соответствии с 275-ФЗ».

В документе «Заявка на расходование денежных средств» предусмотрен флаг «Платеж за счет средств ГОЗ», при установке данного флага отображаются новые закладки «Оплата за счет средств ГОЗ» и «Подтверждающие документы».

• «Вид документа» - Вид подтверждающего документа

• «№ документа» - Номер документа

• «Дата» - Дата документа

• «Сумма» - Сумма документа

• «Подтверждающий документ» - Ссылка на скан-копию подтверждающего документа

При формировании Заявки на расходование денежных средств в режиме «Список», закладки «Оплата за счет средств ГОЗ» и «Подтверждающие документы» остаются в документе «Заявка на расходование денежных средств», а в документах «Платежная позиция» можно разбить платеж по разным объектам расчетов (договорам с исполнителями) и по отдельным банковским счетам.

Также при выгрузке платежных документов в Клиент-банк, созданных на основании Заявок на расходование ДС, выгружаются в том числе и подтверждающие документы, которые указаны в Заявках. Для выгрузки подтверждающих документов вместе с платежными документами необходимо указать каталог выгрузки, в который будут сохраняться отдельные для каждого банка архивы подтверждающих документов.

По команде панели навигации «Согласование» происходит переход в форму, в которой осуществляется визирование документа ответственными лицами компании – менеджерами, руководителями подразделений или ЦФО и т.п. Для установки визы необходимо установить курсор на ячейке «Решение» и щелкнуть кнопкой мыши. По умолчанию подставляется решение «Согласовано», но можно выбрать из справочника «Виды решений при согласовании» другое значение.

• Черновик – заявка записана в системе;

• На согласовании – заявка проведена или передана на согласование без проведения (в случае, когда сотрудник, который не имеет права на проведение заявки, передает ее на согласование). Право на проведение заявки и отмена такого права устанавливается в регистре «Настройки дополнительных прав пользователей (БИТ)».

• Утвержден – по заявке установлены все утверждающие визы;

• Рабочий – для заявки отключен механизм визирования и документ проведен;

• В реестре – заявка добавлена в проведенный реестр платежей;

• Частично оплачен – заявка оплачена не полностью;

• Оплачен– заявка полностью оплачена;

• Отклонен – заявка отклонена на одной из стадий визирования (по одной из виз принято решение «Отклонено»);

• Закрыт – заявка закрыта с помощью документа «Закрытие документов планирования»;

Права на установку виз устанавливаются в регистре «Права установки виз» (раздел «Алгоритмы процессов»).

Каждый согласующий по документу может в форме «Установленные визы» (вызов по команде «Согласование») создать Задачу исполнителю по кнопке «Создать задачу». При этом в Задаче будет присутствовать ссылка на текущий документ и на конкретную визу, по которой она создана.

Все Задачи и все комментарии по согласованию документа можно просмотреть в отчете «История визирования» на закладке «История» формы «Установленные визы».

Передача заявки на согласование без проведения документа

После того, как флаг «Разрешено проводить заявки на расходование ДС» снят, пользователь не сможет провести заявку, но сможет передать ее на согласование с помощью команды «На согласование». В этом случае остальные реквизиты должны будут заполнить другие сотрудники в процессе согласования документа. При этом для данных сотрудников должна быть проведена настройка, которая позволит им редактировать реквизиты документов в статусе «На согласовании» (см. «Настройка доступности элементов форм»). После заполнения всех реквизитов документ необходимо провести. Это может сделать любой сотрудник, имеющий на это право.

• Создание из документа «Реестр платежей». Подробнее этот способ создания платежных документов описан в разделе «Реестр платежей».

• Создание из «Рабочего места казначея». Подробнее этот способ создания платежных документов описан в разделе «Рабочее место казначея».

При автоматическом создании платежных документов с помощью документа «Реестр платежей» или обработки «Рабочее место казначея», на каждую платежную позицию может быть создан отдельный платежный документ, если позиции имеют разные даты платежей, подразделения или разные банковские счета/кассы. Или может быть создан один платежный документ на всю Заявку в целом, если все входящие в них платежные позиции содержат один и тот же банковский счет организации (или кассу), а также одну и ту же дату платежа и подразделение. Также может быть создан один сводный платежный документ на несколько платежных позиций по одному контрагенту (функция «Групповая оплата»). Флаг "Не объединять позиции" позволяет создать на каждую платежную позицию отдельный платежный документ, несмотря на схожие реквизиты.

Созданные на основании заявки платежные документы отображаются в форме документа (если заявка введена не списком).

Если Заявка введена списком, то созданные по ней платежные документы отображаются в отчете по команде панели навигации «Подчиненные документы».

Создание заявки на основании первичных документов бухгалтерского учета