Документ «Актуализация бюджета»

После получения фактических данных, например за 1 квартал текущего года, может возникнуть необходимость актуализировать годовой финансовый план.

Для актуализации утвержденных бюджетов компании после получения фактических данных, предназначен документ «Актуализация бюджета» (раздел «Бюджетирование»).

В поле «Период с» необходимо указать дату начала планирования – дата, начиная с которой введены в систему обороты по актуализируемому бюджету.

На закладке «Основные» необходимо указать Настройку формы, выбрав ее из справочника «Настройки форм ввода бюджета» (возможен выбор только динамической настройки, выбор настройки с фиксированным макетом недоступен. Также нельзя использовать настройки с несколькими разворачиваемыми измерениями). Выбранная настройка определит структуру актуализируемого бюджета.

Сценарий (план) - это сценарий, по которому сформирован финансовый план, подлежащий актуализации. 

Сценарий (факт) - это сценарий, по которому отражены фактические данные, на основании которых будет актуализирован бюджет.

Сценарий (актуализация) – это сценарий, по которому будут зафиксированы актуализированные данные по бюджету.

Способ актуализации - способ распределения сумм превышения фактических данных над плановыми (или плановых данных над фактическими) по периодам внутри периода планирования (например, по месяцам внутри текущего года) в разрезе статей оборотов и других аналитик бюджетирования. Распределение сумм может быть:

• равномерным - сумма распределяется равномерно по всем периодам внутри периода планирования;

• пропорциональным - сумма распределяется пропорционально суммам оборотов за каждый период внутри периода планирования;

• ручным - сумма распределяется вручную, также могут быть вручную сделаны любые другие корректировки плановых сумм; 

• по профилю - сумма распределяется в соответствии с профилем распределения, выбранном в документе на закладке «Основные». Профиль распределения по периодам задается в одноименном справочнике. В табличной части элемента справочника указывается номер периода, на который нужно распределить сумму и соответствующий процент. Номер периода «1» соответствует первому периоду, «2» - второму периоду и т.д. Например, если необходимо распределить сумму отклонений плана от факта на плановые данные второго полугодия и при этом используется сценарий с периодичностью «Месяц», то периоду «1» в профиле будет соответствовать июль, периоду «2» - август и т.д.

Дата актуализации – дата, начиная с которой будет проведена актуализация бюджета. Например, если составлен бюджет движения денежных средств (БДДС) на текущий год и имеем фактические данные за первый квартал, то актуализацию целесообразно провести с 1 апреля текущего года. 

В поле «Отбор структуры» отражаются отборы, установленные в выбранной Настройке формы ввода бюджета. При необходимости они могут быть изменены непосредственно в форме документа.

В поле «Отбор данных» можно задать произвольные условия отбора данных. Например, можно актуализировать бюджет по определенной статье оборотов или по определенному ЦФО.

В поле «Значения по умолчанию» можно указать значения по умолчанию для новых строк, которые возможно будут добавлены при «ручном» способе актуализации. ЦФО, Статья оборотов и Проект заполняются также при использовании механизма разграничения прав доступа на уровне записей (RLS).

На закладке «Данные бюджета» при нажатии на кнопку «Обновить» в табличной части будет отображена структура бюджета в соответствии с выбранной Настройкой формы ввода бюджета (по вертикали) и Сценарием бюджетирования (по горизонтали), а также с учетом установленных отборов. 

Автоматически будут заполнены текущие данные по выбранному Сценарию (план) – суммы оборотов в разрезе статей и других аналитик бюджетирования (выделены зеленым цветом). Также будут заполнены имеющиеся в системе фактические данные по выбранному сценарию.

Для актуализации бюджета (кроме ручного варианта актуализации) необходимо нажать в форме документа на кнопку «Актуализировать».

При этом плановые данные за те месяцы, по которым уже есть факт, будут заменены фактическими данными. Сумма превышения плановых данных над фактическими будет распределена между всеми остальными периодами в соответствии с выбранным способом актуализации – равномерно, пропорционально или по профилю.  Если фактические данные превышают плановые, то сумма разницы между ними будет вычтена из суммы плановых оборотов каждого периода в соответствии с выбранным способом актуализации. При этом, если сумма отклонений превышает плановые данные на оставшийся период (после даты актуализации), то актуализация выполнена не будет, т.к. суммы плана не могут быть отрицательными.

Если по некоторым статьям оборотов (например, по статьям доходов) при превышении факта над планом не требуется выполнять актуализацию, то можно сделать отбор по этим статьям и установить флаг «Не актуализировать, если факт>плана».

Важно: При актуализации бюджета в автоматическом режиме не изменяется итоговая (за весь период планирования, равный продолжительности сценария) сумма оборотов по статьям. Суммы оборотов перераспределяются внутри итоговых данных по бюджету в зависимости от полученных фактических данных. 

Актуализация выполняется только для сценариев с периодичностью месяц, квартал и полугодие. Распределение отклонений выполняется на весь период планирования, как правило, это календарный год.

Режим зависимых оборотов (вариант формирования зависимых оборотов по статьям оборотов) может быть автоматическим или можно установить, что зависимые обороты не будут формироваться (закладка «Строки бюджета»). Зависимые обороты формируются по новым, актуализированным данным. 

По команде «Согласование» происходит переход в форму, в которой осуществляется визирование документа ответственными лицами компании – менеджерами, руководителями подразделений или ЦФО и т.п. 

Каждый согласующий по документу может в форме «Установленные визы» (вызов по команде «Согласование») создать Задачу исполнителю по кнопке «Создать задачу». При этом в Задаче будет ссылка на текущий документ и на конкретную визу, по которой она создана.

Все Задачи и все комментарии по согласованию документа можно просмотреть в отчете «История визирования» на закладке «История» формы «Установленные визы».

При проведении документ формирует движения по регистру накопления «Обороты по бюджетам» по сценарию актуализации. Если для статей оборотов по бюджету настроены проводки по плану счетов бюджетирования, то при проведении документа также сформируются данные проводки по сценарию актуализации.

Важно: Если в системе установлен контроль по бюджету, то после проведения документа "Актуализация бюджета" необходимо перепровести документ "Установка контрольных значений". В ином случае лимиты не будут актуализированы. Перепровести "Установку контрольных значений" можно либо вручную, либо настроив регламентное задание. Подробную информацию про настройку регламентного задания можно найти здесь.

В системе реализована возможность отражения в учете документов бюджетирования после утверждения. Данный механизм позволяет фиксировать в системе бюджеты, данные по корректировкам бюджетов, корректировки лимитов и актуализированные данные по бюджетам только после прохождения процедуры согласования. Для включения данного режима в Константах (раздел Настройки БИТ) устанавливается флаг «Принятие к учету после утверждения».