Справочник «Внутренние документы» (раздел «Делопроизводство» - «Внутренние документы») предназначен для ведения первичных документов делопроизводства.По умолчанию на форме внутреннего документа есть следующие реквизиты:
1. Вид документа;
2. Номер;
3. Дата;
4. Наименование;
5. Организация;
6. Документ основание;
7. Ответственный;
8. Комментарий.
Все остальные реквизиты зависят от элемента справочника «Виды внутренних документов», выбранного при создании.
В общем списке внутренних документов в левой части представлены виды внутренних документов, а в правой сами внутренние документы. При этом, если выбрать какой-то из видов, то система автоматически сделает по нему отбор и при создании нового элемента он будет автоматически заполнен. Для просмотра всех документов необходимо выбрать верхний уровень группировки.
Также, внутренний документ поддерживает использование механизма визирования и изменения статусов. Для отправки документа на согласование необходимо нажать кнопку «Отправить на согласование».
Номер внутреннего документа
Номер внутреннего документа может заполняться вручную, а может формироваться автоматически по шаблону. Шаблон нумерации может быть построен из значений предопределенных реквизитов документа и ряда параметров, таких как «Порядковый номер», «Организация», «Вид документа» и т.д.
Шаблон может быть построен с помощью команды «Вставить шаблон» в справочнике «Шаблоны заполнения реквизитов» (раздел «Настройки БИТ» или «Делопроизводство»), которая формирует необходимый текст, исходя из выбранного реквизита.
Также в шаблоне есть возможность указать периодичность, в рамках которой будет считаться порядковый номер.
Шаблон назначается объекту системы в регистре «Назначение шаблонов заполнения реквизитов» (раздел «Настройки (БИТ)» или «Делопроизводство»).
При назначении шаблона необходимо указать дату, с которой начинает действовать шаблон, организацию, на которую действует шаблон, и сам шаблон. После выбора шаблона все необходимые поля заполнятся автоматически. Если реквизит «Организация» пустой, то шаблон будет действовать на все организации.
Каждому параметру шаблона можно задать количество символов или количество символов с одной из сторон (лево\право). К примеру, порядковый номер по умолчанию содержит 9 символов – 000000001, это слишком большое количество, если в год проходит не больше одной-двух тысяч внутренних документов. Если необходимо уменьшить количество символов параметра шаблона, то в элементе справочника «Шаблоны заполнения реквизитов», в командной панели необходимо нажать кнопку «Вставить шаблон», двойным щелчком левой кнопки мыши выбрать параметр, указать способ обрезки и задать количество символов.
Uploading ....
